Een evenement organiseren: wat komt daarbij kijken?
We zijn alweer een week verder, maar wat was het mooi: The Passion in de binnenstad van Dordrecht. Als Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid waren wij een van de vele organisaties die nauw betrokken was bij dit bijzondere evenement. Zo bespraken wij met de ketenpartners en organisatie in vooroverleggen alle risico’s en verleenden de vergunning. Wij toetsten de ingediende aanvraag en deden de controles op voorschriften voor constructies en geluid.
Wij zijn vaak bezig met evenementen, zij hebben raakvlak met meerdere wetgeving. Overal in onze regio vinden evenementen plaats. Leuk, mooi of gezellig, maar ook een flinke uitdaging. Je wilt immers dat een evenement veilig verloopt en dat omwonenden er niet teveel last van hebben. Als Omgevingsdienst zijn wij daarom continu samen met de gemeenten bezig om evenementen in goede banen te leiden.
Wat mag wel, en wat mag niet?
Voor het organiseren van een evenement is vaak een vergunning nodig. Onze vergunningverleners bespreken met de organisatoren de risico’s en gaan nauwgezet na wat wel en niet mogelijk is. Dan gaat het bijvoorbeeld over veiligheid: is de constructie van het podium veilig, wordt er bijvoorbeeld rekening gehouden met de wind? En hoe zit het met de brandveiligheid en de hoeveelheid mensen, zijn er geen obstakels op de vluchtroutes en zijn deze vrij toegankelijk voor de hulpdiensten? Maar denk ook aan het geluid: hoe hard mag het geluid en zijn er beperkingen in bijvoorbeeld de avond- of nachturen? In sommige gevallen kan de natuur ook een rol spelen, bijvoorbeeld als een evenement vlakbij een natuurgebied is. Hoe voorkom je dat dieren teveel verstoord worden?
Samen met de organisaties bespreken we al dit soort onderwerpen. De organisatie geeft in hun veiligheidsplan aan hoe zij met deze risico’s omgaan. In de vergunning worden voorschriften opgenomen van de restrisico’s. Na vergunningverlening zijn wij nog niet klaar. Onze inspecteurs gaan ook langs voor controles en na afloop worden de meeste evenementen geëvalueerd.
Intensieve samenwerking voor een veilig evenement
Bij The Passion was dit niet anders. De voorbereiding was al vroeg gestart. Verschillende organisaties zaten samen aan tafel om de risico’s in kaart te brengen. Als OZHZ kijken we bijvoorbeeld naar de bereikbaarheid van de locatie, de mogelijke overlast tijdens de op- en afbouwwerkzaamheden, het vrijhouden van de aanrijroutes van hulpdiensten (brandweer, politie en GHOR), de opstellingsplaatsen van de hulpdiensten, de mogelijke weersomstandigheden, de constructieberekeningen van de bouwsels en kades, het maximaal aantal bezoekers op bepaalde locaties, ook bij het ontruimen en vluchten, de openstelling van het evenemententerrein (‘vol is vol’), crowd management, veiligheid op en aan het water).
Kortom: het thema #jebentnietalleen is niet alleen op het event zelf toepasbaar, maar ook op alle voorbereidingen!